8月11日

Larkドキュメントを活用して作業を効率化

会社では、複数メンバーで一つのドキュメントを共有して作業することがよくあります。しかし、時にチームでの作業は非効率になります。他のメンバーに催促して、コンテンツやコメントを依頼したり、送信したメールやメッセージがすぐに読まれるとは限らず、対応が遅れることもしばしば。

単純なタスクなのに、返答待ちに延々と時間がかかってしまい、チームの効率を低下させます。

一方で、共同作業するドキュメントにパワフルな機能があれば、コンテンツのリクエスト、コメント、ディスカッション、アイデア、知識の共有など、ドキュメントに必要なすべてを管理して、チームメンバー全員に即時に通知することができます。

これにより、迅速な共同作業とフィードバックが可能になり、チームとしてスピーディかつスマートに作業を行えます。これがLarkドキュメントの背景にあるアイデアです。

即時通知で効率を向上

Larkドキュメントのパワフルな機能とは、メッセージ機能やLarkの他のモジュールとの連携です。

ドキュメントを活用すると、チームと協力してコンテンツを作成する時や、他の意見が必要な場合、該当する箇所で、＠メンションするだけで、相手にメッセージが届き、サポートを依頼できます。「このドキュメントで、チャーリーがあなたを＠メンションしました」、や「アマンダがコメントであなたを＠メンションしました」などです。迅速かつ簡単に、チャットから直接コメントに返信できます。さらにコンテンツを追加する必要がある場合は、ブラウザでドキュメントを開き、すぐに作業を開始できます。

たとえば、キャンペーンのスローガンについてディスカッションをしているとします。このような場合、ドキュメントを活用すると、チームメンバーはドキュメントを通じて、チャットで話し合うことができます。

スローガンについて、AさんがBさんの意見を求めているとします。Bさんにコメントを求める依頼が通知されます。一方、Bさんは、Cさんの意見を求めるために、ドキュメント上のコメントで、Cさんを＠メンションします。これにより、Cさんはドキュメントにアクセスし、ディスカッションに参加できます。

全員が同意していることを確認する必要があれば、ドキュメント上で投票を行い、全員の意見を集約することもできます。この場合、ドキュメントにアクセスして投票に参加するよう依頼する通知が、全員に送られます。この方法を使えば、わずか1分足らずで、チーム全体の意見に基づいた最終決定を行うことができます。

個別のメッセージで全員に催促したり、全員会議を開催したり、メールに対する全員の返信を待つよりも、はるかに短い時間でプロセス全体を完了できます。

リンクを使うだけで簡単にドキュメントを共有

ドキュメントはチャットとの連携の他にも、ドキュメントのリンクを送信することで、さまざまな方法や場所で使用することができます。

たとえば、グループチャットにドキュメントへのリンクを貼り付けて、そのチャットの全員にドキュメントの閲覧と編集の権限を与えることができます。グループ通知に新入社員向けのドキュメントを追加して、すべての新入社員がそのドキュメントにアクセスできるように手配できます。

また、イベントの招待状に会議の資料を添付すると、参加者は事前に会議の準備を行えます。例えば、会議で競合商品について話し合う場合、関連する資料を会議のグループチャットに送信すれば、全員が事前に必要な情報を入手できます。

ドキュメントは、従来の文書処理ツールの単なるオンライン版ではありません。アプリまたはブラウザからアクセスして、すぐに使用でき、スムーズに共同作業を行うことができます。

ドキュメントで柔軟にコンテンツを挿入

ドキュメントは非常に用途が広く、さまざまなコンテンツに対応できます。パワフルな＠メンション機能を使用して、動画を追加したり、画像ギャラリーを作成することもできます。YouTube動画リンクを挿入することもでき、ドキュメントからその動画を直接視聴できます。また、リッチテキスト形式を使えば、投票、他のドキュメント、スプレッドシート、チャットグループ名の追加なども簡単です。