【Larkビジネスメールで解決】メール管理のストレスを軽減

2024年8月11日

ビジネスにおいてメールは基本的なものですが、メール管理の非効率さやセキュリティの問題で多くのかたが悩んでいます。Larkの最新ビジネスメール機能を活用する事によって悩み解決に繋がります。

現在の問題点

・ファイルの添付と共有が非効率・ccやbccを忘れがち・メールの処理状態がわかりにくい

・ファイルの添付と共有が非効率

多くの電子メールシステムでは、ファイルの添付と共有が効率的ではなく、受信者はファイルをダウンロードして開くまでに時間がかかります。これにより、情報の素早い共有や即座の意思決定が妨げられることがあります。

・ccやbccを忘れがち

ビジネスメールを送信する際、自身をccやbccに追加して送信したメールの記録を保持することが一般的です。しかし、意外と手間がかかり、特に急いでいる場合などには忘れがちです。

・メールの処理状態がわかりにくい

メールの状態が一目で把握しにくいことは、問題の一因となります。どのメールに対応済みか、未処理のメールは何かなどを簡単に追跡できないと、同じメールへの重複した対応や、重要なメールの見落としなどのミスが生じやすくなります。

Larkビジネスメールで解決

・直接添付資料への権限付与・送信者自身の自動的cc/bcc追加・返信済みマークの追加

・直接添付資料への権限付与

ファイル共有の遅延に対処するための機能として、直接添付資料へのアクセス権を設定できる機能が存在します。これにより、メールを介さずに送信者がドキュメントやファイルのリアルタイム閲覧や編集権限を制御できます。また、メールが届いた瞬間にファイルを直接開いて編集やコメントを追加できるため、メールのやり取りを最小限に抑え、よりスピーディなコミュニケーションが実現されます。

・送信者自身の自動的cc/bcc追加

Larkビジネスメールの送信者自動cc/bcc機能は、自身をメールの受信者リストに簡単に追加することで、通信の追跡を便利にします。特に複数のプロジェクトやチーム間のコミュニケーションに役立ちます。従来のメールシステムでは、自己確認のために送信済みメールを確認したり、自分宛にもコピーを送る手間が必要でしたが、この新機能により、自動的にccまたはbccに自身のアドレスが追加されるため、その手間が省けます。