8月27日

Lark を活用して新人教育を素早く展開する

💡対象読者：人事、チームリーダーなど
　　　機能：メッセンジャー、Docs、クラウド

チームに新しく入ったメンバーは、次のようなことで戸惑いを感じる場合が多いです。例えば、

この記事では、Lark を活用して、新しいチームメンバーを素早く育成し、チームの一員として早く仕事に取り掛かれるようにする方法をご紹介します。

ドキュメントで新入社員ガイドを作成

新メンバーが業務を完璧に遂行できるようになるまで、たくさんの知識を勉強しなければなりません。情報が断片的で乱雑に散らばっていては、体系的に学習するのは難しいです。あらゆる知識を網羅したトレニンーグガイドは新人育成には不可欠なものです。

新メンバー用のガイドを作成したいなら、ドキュメントを使うとよいでしょう。各種情報をひとつの資料にまとめて、新メンバーはそれだけを調べれば、すぐに必要な情報を見つけることができます。ガイドを作成するときは、会社全体のことから、実際のタスクまで、3 段階の内容を盛り込むように意識しましょう。

段階	具体的な内容
会社概要	会社のビジョンや価値観、制度や規範、リソースや福利厚生などを紹介することで、新メンバーが会社全体の状況を把握し、企業文化をより早く理解することができます。
チームの状況	チームの OKR、主要な仕事、事業プランなど、チームの具体的な状況をメンバーと同期します。
新メンバーチャレンジ	新メンバーがワークフローやツールに早く慣れるように、簡単なチャレンジを割り分けてみましょう。例えば、チームのミーティングスケジュールの作成や、同僚とのドキュメント共同編集など、手を動かしながら業務を学習し、徐々に仕事に慣れてもらいましょう。

文字のほか、画像、動画、マップ、ウェブサイト、グループカードなど、複数の形式のコンテンツを新メンバーガイドに挿入することで、ガイドのボリュームを増やし、より理解しやすくなるように工夫してみてください。

重要かつよく使う文書を分類してウィキに保存して、チームのウィキを構築できます。ウィキはチームの業務やメンバー構成をより系統的に紹介し、部署間の理解やコミュニケーションを深めることに役に立ちます。

また、チームメンバーがアイデアを出し合って、ともにウィキスペースを作り上げると、新メンバーは自ら情報を検索して学習し、正式に仕事を始めた後もいつでも簡単に関連資料にアクセスできるようになります。チームワークのコラボレーション効率を大きく向上させることができます。

ウィキホームページの右上にあるボタンで、新しいウィキスペースを作成します。ウィキスペースの左側にあるページツリーで初級ディレクトリを作成し、最初の階層を完成させます。

各初級ディレクトリに追加すべきサブページを考案しましょう。各初級ディレクトリの右側にある「＋」ボタンをクリックして、既存の Docs をサブページとして追加したり、空白のサブページを新規作成したりすることも可能。

また、メンバーはドキュメントの更新状況をフォローすることもできます。ドキュメントが編集されると、すぐに通知が送信され、編集内容を確認して、チームコラボレーションの方向性を同期できます。

会社グループ、部署グループ、関連するプロジェクプロジェクトグループに新メンバーを招待できます：

グループお知らせで具体的な仕事指示を掲載すると、新メンバーがメッセージを閲覧して、重要な情報を素早く把握できるようになります。以下のカテゴリに従って、グループお知らせを作成しましょう。

これらの内容を読むことで、新メンバーは特定のプロジェクトやタスクの要件を十分に理解し、実際の業務に備えることができます。

グループお知らせを投稿するだけでなく、重要なグループメッセージをピン留めして、新メンバーに優先的に確認させましょう。

そうすることで、新メンバーに現在の急務を理解してもらい、行動をチームと同調させることができます。

グループチャット履歴を調べよう

Lark 個人チャットとグループチャットはすべて履歴が保存されます。新メンバーに、時間があるときに、担当業務に関連するグループチャットの履歴を確認してもらうとよいでしょう。

最近のコミュニケーション内容を確認することで、チームのコミュニケーションパターンや習慣を理解し、より用意にチームに溶け込むことができます。

ドキュメント、ウィキ、グループなどを用いて新メンバーに独習してもらうほか、新人研修のビデオ会議も開催してみましょう。

同期の新メンバーをすべて招待して、必要な情報を伝え、質疑応答を行うことができます。トレーニングの内容が多いなら、一連のトレーニングセッションを企画し、あらかじめスケジュールを設定し、新メンバーに共有して、フォローするように呼びかけましょう。

フォローすれば、トレーニングが始まる前に、予定参加者にはリマインドが送信されます。

この 4 つのステップでトレーニングを行えば、新メンバーはきっとスムーズに新チームに溶け込めるはずです。