8月30日

テレワークではコミュニケーションが難しい？Lark で「対面」しよう

🌟対象読者：在宅勤務者
使用機能：ビデオ会議、Docs

デジタル化の急速な進展に伴い、テレワークが徐々に日常になっています。テレワークのインフラストラクチャとして、ビデオ会議は、チームの目標合わせや多人数のコミュニケーションなどのニーズを十分に満たしています。

比較的に言えば、ビデオ会議は結構参加度の深いコミュニケーション方法であり、会議前のアクセス招待から会議後のまとめまで、オンラインドキュメントを利用してコミュニケーションを行い、特定のトピックに焦点を当てた話し合いに適しています。

下記の Lark 会議 TIPS は、ビデオ会議を活用するのに役立ちます。

ビデオ会議でチームの朝礼や定例会議を行う

在宅勤務で毎日・毎週の「面談」を行う

朝礼、毎週の定例会議はテレワークモードでの定例会議で、デフォルトでは、チームメンバー全員が参加します。

会議ですべきことは、以前の進捗と当日の To-Do を皆さんと合わせることです。事前に会議時間についてチームメンバーと連絡し、定番の会議時間を決めて、カレンダーで予定を予約できます。

参加者はルールを守って会議に参加し、進行役は画面を共有して、各プロジェクトの進行状況を共有します。

コラボレーションドキュメントで、その日/週の To-Do を確定し、各メンバーがそれぞれ仕事をしてコラボレーションを行います。

仕事には明確な目標があり、多くの人の協力が必要である場合、「対面コミュニケーション」が不可欠になる

重要なグループから、部署間コラボレーションを必要とする、明確なトピックを持つ仕事を受け取ることとします。

その場合、やるべきことは、会議時間を決定すること、参加者を組織してトピックについて話し合うこと、最終的なアイデアの実行計画を立てることです。

テーマのある会議であるため、ワンクリック/ワンタップで会議グループを作成し、それに関する検討に集中することをおすすめします。

トピックとなるコラボレーションドキュメントを事前に用意し、ビデオ会議の共有ドキュメント機能を使用して、黙読、コメント、話し合いを行う必要があります。

会議終了後、会議グループは、グループオーナーからワンクリックで通常のグループに変換できます。

これは、後続の話し合いのためにより便利になります。

本日以内に原稿を提出する必要がある場合、会議で迅速にコミュニケーション可能

最短時間で仕事を完了するために最も重要なことは、できるだけ早くアイデアを決定し、各メンバーが原稿を別々に書いて、全文をまとめて、メンバー全員でレビューすることです。

時間が少ないため、全員が仕事に集中する必要があります。

その仕事の責任者は、ビデオ会議を行い、マジックシェアで新しい Lark Docs を作成できます。これにより、すべての参加者は、チャットしながら文書を作成し、Docs を共同編集できるほか、質問ができたらいつでも話し合ったりすることができます。

また、画面共有の範囲は当該ドキュメントに限定され、共有者はプライバシーの漏洩を心配することなく、いつでも他の業務を処理し、メッセージに返信できます。

さらに、会議の字幕機能により、全員の発言履歴が記録されています。共同編集者は、発言者、キーワードで過去の字幕記録を検索またはフィルタリングし、必要な内容を直接コピーして処理を続行できるため、多くの時間を節約できます。

ビデオ会議は、「遠隔会議」であり、在宅勤務をしているユーザーにリアルタイムのコミュニケーション体験を提供し、「遠くても近くにある」ことを実感していただけように取り組んでいきます。