企業に必要な全てが搭載された革命DXツール「Lark」を徹底解説

今回は、最近徐々に話題になりつつあるオールインワンツールのLarkをご紹介します。車内で使うツールが増えてきて、面倒くさいビジネス系のツールは全部パソコンでしか使えない、そんな悩みを抱えているあなた。その悩みを全て解決できる革命的なツール、Larkを今すぐ使いましょう。実際に、僕の会社でも導入したところ、社内連絡がスムーズになることはもちろん、スタッフの業務効率化も上がり、Larkの効果をめちゃくちゃ感じています。なんと、あのホリエモンこと堀江さんも、自分の会社で導入しているんです。

ドキュメント

ドキュメントは、従来であればGoogleが出しているGoogleドキュメントであったり、Microsoftが出しているワードと全く同じことができます。要は、疑似記録を取ってみたり、何かの案内を文章ベース、テキストベースで送りたい時に使うものです。これももちろん、Larkの中に入っています。実際に、僕の画面を見ながら皆さんにお見せしていきます。

そして、このLarkはパソコンでいくとアプリケーションです。もちろん、Macでも使えますし、Windowsでも使えます。また、Webブラウザからもアクセスできます。普段お使いのGoogle Chromeなどのブラウザからも簡単にアクセスできますし、パソコンで見ている画面とスマホで見る画面はほとんど変わりません。なので、これも非常におすすめなポイントです。

マインドマップ

マインドマップを使うことができます。マインドマップとは、頭の中のアイデアや情報を整理するために非常に便利なツールです。例えば、頭の中を整理したいと思ったときに役立ちます。

例えば、今日の打ち合わせのゴールややるべきこと、次回に向けてのアイデアを整理したい場合、マインドマップを活用すると非常に効果的です。このように、アイデアや情報を視覚的に整理することができます。

全社員でLarkを導入する際に、どのようなステップを踏むべきかを示す際にも、マインドマップを使うことができます。同じ情報をドキュメントで説明することもできますが、複雑な情報や関係性を視覚的に表現したい場合、マインドマップが非常に役立ちます。

従来では、ドキュメントとマインドマップは別々のツールを使っていましたが、Larkを活用することで、ドキュメント内にマインドマップを組み込むことができます。これにより、情報の整理や共有が効率的に行えるようになります。頭の中を整理したいときやアイデアを整理したいときに、ぜひLarkのマインドマップ機能を試してみてください。

メッセージ

皆さんの会社でも仕事のやり取りをLINEなどのメッセージアプリを使っていることがあるでしょう。しかし、このような個人用のメッセージアプリを仕事で使うと、プライベートと仕事の切り分けが難しくなったり、休日でも通知が来たりすることがあります。また、新しいメンバーがプロジェクトに参加した場合、過去のやり取りが見られなかったりすることもあります。

そこで、Larkを活用すれば、これらの問題を解決できます。Larkは、LINEと同じようにメッセージのやり取りができる機能を提供しています。実際に画面を見ながら説明します。この画面はチャットメッセージの画面で、現在はモザイクがかかっていますが、1対1のチャットやグループチャットを作成できます。私の場合、個別のクライアントとのやり取りは1対1のチャットで行い、プロジェクトチームとのコミュニケーションはグループチャットで行っています。

Larkのチャット機能は非常に使いやすく、メンバーリストを作成してプロジェクトごとにメンバーを管理できます。これにより、LINEを使わずに仕事を進めることができ、効率的にコミュニケーションを取ることができます。また、チャットの中で何か重要な情報やメモを残したい場合には、チャット画面の横にドキュメントを置くことができます。これにより、やり取りをしながら必要な情報を瞬時にアクセスできるので、非常に便利です。

通常、メッセージのやり取りはLINEなどの個人用メッセージアプリで行い、ドキュメントやファイルは別の場所で共有する必要があります。しかし、Larkを活用すれば、1つのツールでこれらすべての機能を統合できます。それにより、仕事がシンプルで効率的になります。さらに、Larkは誰がメッセージを見たかまで把握できるので、マネジメントにも非常に便利な機能です。使い勝手が良く、仕事を効率化したい方にはぜひおすすめしたいツールです。

ビデオ会議

ビデオ会議といえば、一般的にはZoomやGoogle Meetなどの大手プラットフォームが浮かぶかと思いますが、実はラークでも同様のビデオ会議が可能です。そして、Larkが他のプラットフォームと異なる点は、2つの大きな特徴があります。

まず一つ目は、自動的に疑似録（会議の記録）を作成してくれる点です。これは非常に便利な機能で、会議の内容を記録したい場合、手動で記録を取る必要がなく、Larkが自動的に疑似録を作成してくれます。また、この疑似録は文字起こしの精度も非常に高いため、会議の内容を正確に保存・共有することができます。

二つ目の特徴は、会話の記録に関するものです。ビデオ会議中、誰がどの発言をしたのか、アイコンを通じて一目で分かる仕組みがあります。これにより、会話の流れや発言者が明確にわかり、会議の進行がスムーズに行えます。

実際に、過去に行った会議の画面を見ながら説明させていただきました。Larkを使用することで、文字起こしの精度が高く、会議内容の正確な記録が可能です。もし、すでにZoomやGoogle Meetなどを使用している方でも、Larkを導入することでビデオ会議をスムーズに行える上、高品質な記録を手に入れることができます。ぜひ、一度お試しいただき、その使い勝手の良さを実感してみてください。

カレンダー

カレンダーもLark内で利用できる機能の一つで、2つの使い方があります。まず、1つ目はGoogleカレンダーとの連携です。私も現在、Googleカレンダーを主に使用しており、LarkのカレンダーをGoogleカレンダーと同期させています。このため、画面上に表示されているのはGoogleカレンダーに登録した予定が反映されています。もし、すでにGoogleカレンダーを利用されている方は、この連携機能を活用することで、スムーズに予定管理が行えるでしょう。

一方、もしまだカレンダーを使っていない、または別のカレンダーツールを使用中である場合、Lark内に標準で備わっているカレンダーをご活用いただくこともおすすめです。なぜなら、Lark内でカレンダーを利用することで、予定の調整や打ち合わせの設定が非常に簡単に行えるからです。特に、他のメンバーとのスケジュール調整が必要な場合には、Larkのカレンダー機能を使うことで、予定を把握しやすくなります。

とは言え、ほとんどの方が既に何らかのカレンダーツールを利用していることでしょう。その場合、Larkは他のカレンダーツールと連携させることができ、既存のスケジュール管理を継続しながら、Larkの便利な機能も享受できます。使い勝手の良いカレンダー機能を活用して、効果的なスケジュール管理を実現しましょう。

メール

Larkでは、Gmailと同様にメールの連携が可能ですので、全てのメールをLark内で管理することができます。実際に、私自身も今ご覧いただいている画面は、Lark内のメールを表示しています。Gmailとの連携を行うことで、メールの確認や管理がLark内で簡単に行えるようになります。

次にデータの共有についてお話ししましょう。データを共有したい場合、相手が1人であっても複数人であっても、基本的なやり方はほぼ同じです。例えば、LINEなどでデータを共有する場合、過去のチャット履歴を探す必要があったり、ファイルを1つずつ送信する必要がありました。しかし、Larkではチャット内に送信したPDFファイルや画像などが自動的にファイルとして保存され、簡単にアクセスできます。これにより、データの共有が非常にスムーズに行えます。

また、先ほどご紹介した疑似録を共有したい場合、右上にある「共有」ボタンをクリックすると、共有用のリンクを取得できます。このリンクを知っているメンバーに送信することで、疑似録を共有できます。もちろん、Larkを利用していない外部の人にもリンクを共有し、閲覧または編集の権限を与えることも可能です。

さらに、チャット内でデータを共有する際、送信先のメンバーを選択することもできます。これにより、特定のメンバーに対してデータを送信することが容易に行えます。送信したデータは、チャット内で未読として表示され、既読になると表示の色が変わります。この機能を活用することで、効率的なデータ共有が可能になります。

データ共有は、ビジネスコミュニケーションにおいて欠かせない要素の一つです。Larkを活用することで、データ共有の手間を大幅に削減し、スムーズなコラボレーションを実現できます。ぜひ、この機能を活用して効率的な業務を行ってみてください。

マニュアル

マニュアル作成には様々な方法がありますが、まずは私の会社の事業を例に、どのようにLarkを活用しているかをご紹介します。

具体的な事例として、当社が提供するサービス「インスタD」についてお話ししましょう。このサービスは、お客様との接点から契約締結、そして契約後の業務までのフローを可視化し、言語化しています。このプロセスはLark内で簡単に管理できるため、例として紹介します。

まず、私たちは4つの主要な部門に業務を分類しました。それぞれ、マーケティング、フィールドセールス、バックオフィス、カスタマーサクセスといった役割を担っています。この分類により、各部門の役割と責任が明確になり、効率的な業務遂行が可能となります。

具体的には、マーケティングの役割はお客様を集めることです。これを達成するために、勉強会を開催し、参加者をLINEに登録させ、アンケート回答を収集するなどの業務があります。一方、フィールドセールスはマーケティングから受けた個別面談の対応や契約獲得を担当します。このように、各部門の業務内容を具体的に言語化しています。

さらに、各部門の業務内容を詳細に記述し、マニュアルとして整備しています。これにより、どの部門でも共通の定義と認識を持ち、業務遂行が円滑に行えます。従来の方法では、マニュアルがWordなどで作成され、可視化が難しかったかもしれませんが、Larkを活用することで、図表やチャットと連携した形でマニュアルを作成できます。

Larkを使用することで、マニュアルの目的や使い方が明確になります。従来の方法とは異なり、紙に印刷する必要もなく、Web上で簡単にアクセスできるため、更新や改善が容易です。また、スマートフォンからもアクセス可能であり、どこからでもマニュアルを閲覧できます。

このように、Larkを活用することで、マニュアル作成がスムーズに行え、効率的な業務遂行が実現できます。是非、Larkを活用して、業務プロセスの最適化を図ってみてください。それにより、チーム全体が効果的に協力し、業務効率を向上させることができるでしょう。

データベース

データベースという言葉を聞いた際に、何を指すのか分からない方もいるかもしれません。そこで、私の実例を通じて、データベースの具体的な活用方法についてご紹介します。

データベースは、お客様の情報を効果的に管理するためのツールとして利用されます。私の場合、主に顧客情報と取引データを管理するためにデータベースを活用しています。このようなデータベースは、CRM（Customer Relationship Management）ツールとも呼ばれ、顧客管理ツールとして一般的に使用されています。

データベースを活用することで、顧客情報を効率的に整理し、ビジネスの成果を最大化することができます。具体的には、顧客名、担当者、業界、取引内容、契約状況などの情報をデータベースに記録します。これにより、取引先や顧客のプロファイルを簡単に把握できます。

また、データベースは情報を元にグラフ化することも可能です。例えば、月ごとの相談件数、受注数、見込み金額などをグラフで表示できます。これにより、営業担当者は自分たちの業績や目標達成度を一目で確認できるようになります。

さらに、データベースはリアルタイムで情報を更新できるため、常に最新の状況が把握できます。これは、スプレッドシートなどで手作業で情報を管理する場合に比べて大きな利点です。

データベースの活用には、少し学習が必要かもしれませんが、Larkのデータベース機能を使えば、簡単にデータを整理し、グラフ化することができます。データベースを使って、ビジネスプロセスを最適化し、効率的に業務を進める手助けをしてくれます。是非、データベースの活用を検討してみてください。それにより、ビジネスの成功に近づくことができるでしょう。

日報

日報機能は、会社経営において非常に重要なツールであると私は考えています。なぜなら、社員がしっかりと目標意識を持って業務を遂行しなければ、経営者は適切な管理ができないからです。そして、日報はこの目標達成に向けての重要な手段となります。

従来の日報は、紙ベースでの記録やExcelを使っての作成、メールでの添付送信など、さまざまな方法で行われてきました。また、テキストメッセージを使ってLINEなどで報告を受けることもあるでしょう。しかし、Larkを活用すれば、これらの方法を一括して置き換えることができます。

具体的な使用例を見てみましょう。Larkの日報機能では、簡単に日報を作成し送信することができます。社員は、日報に今日行った業務内容、達成した成果、良かった点、明日の予定などを記入し、送信するだけです。すると、経営者や上司に自動的に通知が届きます。通知を受けた経営者や上司は、内容を確認し、必要に応じてコメントを返すことができます。

この仕組みにより、社員と経営者との間で日常的なコミュニケーションがスムーズに行えます。社員は自分の業務内容を報告し、フィードバックを受けることで成長する機会を得られます。経営者は社員の活動を把握し、適切なサポートや指導を行うことができます。

特に小規模な組織では、社長や経営者にすべての日報が一度に届くと、非常に負担がかかります。そこで、Larkの日報機能では組織を基にして日報を送信する仕組みを構築できます。例えば、社長から管理職へ、そしてそれぞれの管理職から部下へと情報が伝達されるように設定できます。これにより、効率的な情報伝達が実現します。

日報は、特に店舗経営を行っている方にとって非常に有用なツールです。営業やサービス業のようにお客様が入らない時間帯がある場合、それを克服するための仕組みづくりが重要です。日報を通じて、日々の業務を振り返り、成功した要因や改善点を確認することができます。これにより、業績向上に寄与することが期待できます。

さらに、Larkを使用することで、日報の作成や管理がスマートフォンからも行えます。日報の作成や承認など、煩わしい作業を効率化し、組織全体のコミュニケーションを円滑にする手助けをしてくれます。日報を導入することで、チームの連携が強化され、業務プロセスが向上するでしょう。ぜひ、日報の活用を検討し、ビジネスの成功に寄与してみてください。どうぞお役立ていただければ幸いです。

最後に

Larkは、Googleから提供されているウェブサービスです。必要なアプリケーションやツールをラークを通じて簡単に利用できます。冒頭でもご紹介したように、Larkは多くの方に利用されており、ビジネスの効率化に貢献しています。ホリエモンさんもその一人です。

また、Larkはモバイルデバイスやタブレット、コンピュータなど、さまざまなデバイスからアクセスできます。パソコンがない環境でも、スマートフォンだけで作業を完結させたい方にも適しています。スマートフォンからでも利用しやすく、使い勝手が良いため、ぜひ試してみてください。

そして、料金についてもお話ししましょう。Larkは無料プランから利用をスタートできます。無料プランでは、最大50人までのユーザーが利用可能です。これは非常に魅力的な点です。もちろん、一部の機能が制限されていることもありますが、特に店舗経営者や中小企業の方々にとっては、無料プランからスタートして問題ありません。機能を活用し、ビジネスを運営していくうちに、必要な機能を追加していくこともできます。料金についても、柔軟な選択肢がありますので、使いながら最適なプランを見つけていくことができます。

Larkを導入することで、ビジネスにおけるさまざまなタスクやコミュニケーションが効率的に行えるようになります。ツールの数を減らすことで経費削減にも貢献し、スタッフの負担を軽減させることができます。Larkは日々アップデートが行われており、ますます便利な機能が追加されています。スマートフォンからも利用でき、業務効率化を実現します。ぜひ、Larkを導入して、ビジネスを効率化しましょう。